Is hybrid really working?

Secondo Tétris, è fondamentale per le aziende progettare spazi di lavoro che creano un'esperienza positiva per i dipendenti.

Secondo la ricerca “Is hybrid really working?” di JLL - leader mondiale nei servizi professionali e nella gestione degli investimenti per il settore immobiliare – che ha coinvolto oltre 200 responsabili real estate e 20.000 lavoratori nel mondo, molte persone stanno tornando a una regolare presenza in ufficio, incentivata dall’87% delle aziende, fino ad essere resa obbligatoria nel 33% dei casi.

Rispetto all’anno precedente, già nel primo semestre del 2023, si è registrato un incremento del tasso di rientro in ufficio pari al 10%, con il 79% dei lavoratori (vs 55% del 2022) che dichiara di trascorrere in media tre giorni in sede.

Tra i motivi principali per cui le aziende incoraggiano i propri dipendenti a lavorare in presenza vi sono una migliore collaborazione (87%), la diffusione della cultura aziendale (61%) e un potenziale aumento della produttività (51%).

Oggi, però, le esigenze dei lavoratori riguardo all'ambiente di lavoro si sono evolute e l'ufficio fisico, così come tradizionalmente strutturato, non sempre risponde alle loro necessità o preferenze. Oltre a cercare un maggior grado di flessibilità, per ridurre tempi e costi degli spostamenti e conciliare gli impegni familiari, i lavoratori vorrebbero spazi più adeguati alle proprie attività, tanto che il 45% degli intervistati riporta una maggiore performance lavorativa lavorando da casa, mentre il 58% ritiene che l'ufficio sia meno adatto rispetto alla propria abitazione per concentrarsi sul lavoro, evidenziando l'importanza di un ambiente adattabile e funzionale. Tra le cause di maggiore distrazione viene segnalato il rumore dal 28% delle persone, mentre il 18% lamenta la mancanza di spazi adatti alla concentrazione e il 22% desidera spazi riservati per le riunioni in videoconferenza, che garantiscano una migliore connettività.

Molte aziende stanno investendo nel migliorare il livello tecnologico e il comfort dei propri uffici, in aggiunta all’organizzazione di eventi speciali per riunire i propri dipendenti. Una grande sfida sarà quella di creare il giusto mix di spazi in grado di soddisfare tutti i tipi di esigenze, da quelle legate alla collaborazione, alla necessità di favorire anche il lavoro individuale. Oggi, ad esempio, la maggior parte delle persone trascorre gran parte del tempo (52%) in una postazione di lavoro individuale, una modalità che a volte risulta complesso conciliare con la crescente tendenza a non assegnare le scrivanie, con il 69% delle organizzazioni che è passato ad un mix di postazioni condivise e assegnate. Le aziende dovrebbero aiutare i propri dipendenti a sfruttare al meglio l’ambiente di lavoro e dovrebbero affidarsi maggiormente all’analisi dei dati per garantire un utilizzo efficiente dello spazio e un'occupazione ottimale.

In uno scenario economico complesso, i responsabili real estate si trovano a dover bilanciare un'ampia gamma di priorità: la riduzione dei costi operativi, senza compromettere l'esperienza dei propri dipendenti in linea con i nuovi modelli di lavoro, è la preoccupazione principale per l'86% delle aziende. Inoltre, il 47% delle società prevede un’ottimizzazione del proprio portafoglio immobiliare nei prossimi tre-cinque anni. Tuttavia, solo il 36% delle aziende analizza le abitudini di lavoro dei propri collaboratori e in poche utilizzano tecnologie avanzate come sensori di occupancy degli spazi, software di prenotazione delle sale e login IP. Queste tecnologie possono rilevare dati importanti su come le persone utilizzano l’ufficio, rendendo quindi più facile ottimizzarne l'uso, migliorando l’esperienza dei lavoratori ed efficientando consumi e costi.

“In Italia, i fondamentali del mercato restano sani, stiamo registrando un tasso di rientro in ufficio più importante rispetto ad altri Paesi europei e la richiesta di spazi non ha subito una flessione così marcata.” commenta Luca Villani, Head of Occupier Services & Work Dynamics di JLL Italia “Le aziende stanno ancora sperimentando l’opportunità di lavorare in modalità diverse e più flessibili rispetto a quella tradizionale e stanno cercando spazi coerenti al proprio modello e flusso di lavoro. In questo momento c'è una domanda attiva che non trova prodotto adeguato, con più alti standard di qualità e sostenibilità, in aggiunta a una localizzazione strategica, che offra connettività ed accesso ai servizi”.

Secondo gli esperti di Tétris, azienda del gruppo JLL specializzata nella progettazione e costruzione di spazi di lavoro, creare ambienti funzionali, adattabili e orientati al benessere dei dipendenti diventa un'opportunità rilevante per le aziende che mirano a implementare con successo strategie ibride a lungo termine. Facilitare un uso più fluido dello spazio attraverso scelte progettuali che prediligono la creazione di spazi dinamici dotati di arredi e divisori modulari può aiutare a gestire la domanda altalenante di postazioni di lavoro individuali e condivise. Inoltre, la gestione del suono e la capacità di concentrazione sono due dei principali problemi che influenzano il tempo trascorso in ufficio dai dipendenti e il design può contribuire a creare un migliore comfort acustico grazie a elementi come l'aggiunta di divisori fonoassorbenti, aree silenziose e phone booth per riunioni private.

Le aziende dovrebbero progettare gli uffici per renderli non solo hub di socializzazione, ma anche spazi in grado di supportare una serie di esigenze diverse che caratterizzano la giornata lavorativa e investendo nel comprendere le preferenze e le aspettative di una forza lavoro diversificata con vantaggi in termini di produttività, motivazione del personale e innovazione. Ciò implica ripensare gli spazi di lavoro per rispondere alle necessità collettive e individuali, unendo tecnologia e design al fine di migliorare l'equilibrio tra collaborazione e spazi dedicati alla privacy e alla concentrazione.

"I lavoratori sono ora più esigenti riguardo ai livelli di comfort che si aspettano dall'ufficio e sebbene l’aspetto sociale sia fondamentale, non possiamo trascurare il fatto che le persone continuano a dedicare la maggior parte del loro tempo al lavoro individuale”, afferma Jose Maria Casanova, Managing Director di Tétris Italia. “I fattori fisici, digitali e l'ambiente costruito devono combinarsi per offrire la migliore esperienza possibile e disegnare uffici con una varietà di spazi adatti a diversi tipi di lavoro è importante per consentire alle persone di essere produttive durante la giornata”.